Quels sont les avantages des agendas partagés pour les équipes commerciales ?

Selon l’activité de chaque entreprise et les marchés ciblés, de nombreux commerciaux alternent le temps passé au bureau et les déplacement chez leurs clients. Lorsqu’ils sont en déplacement, ils sont tenus à faire un rapport de leurs rendez-vous et tenir à jour leur agenda. D’où l’importance de se munir d’un agenda partagé, qui peut les aider à mieux communiquer avec le secrétariat et la direction.

Les fonctionnalités avancées de l’agenda commercial

Les agendas partagées sont conçues de manière à ce que tous les collaborateurs d’une entreprise puissent les utiliser. Ainsi, chaque professionnel peut fixer des rendez-vous et des réunions en tenant compte des disponibilités des autres personnes concernées. Si tous les participants sont disponibles, il peut ajouter le rendez-vous dans l’agenda partagé en ligne. Dès qu’un nouvel événement a été rajouté, les personnes concernées reçoivent des notifications en temps réel ainsi que plusieurs rappel à l’approche de l’événement. Cela permet de gagner du temps sur l’envoi des emails au sein d’une équipe, mais aussi d’harmoniser les agendas.

En ce qui concerne la gestion de l’agenda commercial, une secrétaire peut prendre un rendez-vous lorsque le commercial est en déplacement, sans devoir l’appeler pour lui demander ses disponibilités. Tous ses disponibilité sont accessibles en temps réel et le commercial recevra une notification au sujet de la mise à jour de son planning. L’agenda commercial permet également aux dirigeants d’avoir une visibilité en temps réel sur l’activité de ses équipes commerciales.

La sécurisation et les niveaux d’accessibilité des utilisateurs

Selon leurs objectifs et la taille de leurs équipes, les entreprises peuvent personnaliser les accès à l’agenda commercial. Ainsi, les utilisateurs peuvent avoir plusieurs types de droits sur les agendas de leurs collègues : de lecture, de modification ou d’administration. Les administrateurs ont tous les droits sur les agendas de la société et peuvent ajouter ou supprimer des utilisateurs. De plus, chaque agenda est sécurisé grâce à un mot de passe.

L’agenda en ligne pour optimiser l’organisation d’un événement

Un agenda partagé en ligne peut être de grande utilité dans la préparation d’un événement, d’un rendez-vous d’affaires ou d’une réunion. En plus du système d’alerte à l’approche de l’événement, chaque utilisateur peut mettre en place une liste de tâches à réaliser en amont. Par exemple, à l’approche d’un salon professionnel, il est important de se munir de la documentation nécessaire, d’avoir les objets publicitaires dans le coffre de la voiture, de prendre des kakémonos stockés dans l’entreprise ou encore de préparer des échantillons. Tous ces éléments peuvent être listés dans l’agenda afin de ne rien oublier le jour J.

L’agenda permet également de vérifier régulièrement son planning de la semaine, du mois en cours ou du trimestre. Tout ceci pour avoir une visibilité globale sur les événements à venir.